Trong cơ cấu khách sạn việc phân chia các bộ phận phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của mỗi khách sạn. Trong đó, mỗi bộ phận với vai trò và chức năng riêng biệt tất cả nhằm đảm bảo sự phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Khách sạn là một trong các mô hình kinh doanh có cơ cấu tổ chức quản lý khoa học được phân chia theo các bộ phận thực hiện mỗi nhiệm vụ khác nhau. Mà mỗi bộ phận đều có manager với sự quản lý, giám sát chặt chẽ để đảm bảo làm hài lòng khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu các bộ phận trong khách sạn được phân chia như thế nào nhé!
Các bộ phận phục vụ nhu cầu ăn uống và nghỉ ngơi
Bộ phận lễ tân: Được xem là đại diện của khách sạn tiếp đón khách hàng khi đến đặt phòng, hướng dẫn thủ tục đăng ký và trả phòng, thu phí sử dụng sản phẩm, lưu trữ thông tin khách hàng. Thực hiện việc báo cáo với trưởng bộ phận về tình hình hoạt động và phối hợp với các bộ phận liên quan để cung cấp các dịch vụ theo nhu cầu. Đây là bộ phận quan trọng tạo mối quan hệ với khách hàng và giữ chân họ. Do vậy, những người lễ tân lúc nào cũng trong trạng thái chuyên nghiệp và chỉn chu nhất.
Bộ phận buồng phòng: Là bộ phận chịu trách nhiệm chuẩn bị phòng nghỉ ngơi cho khách hàng. Họ sẽ thực hiện công việc lau dọn, vệ sinh sạch sẽ các phòng, kiểm tra các trang thiết bị, vật dụng trong phòng để đảm bảo sẵn sàng phục vụ khách hàng khi có nhu cầu. Có thế nói đây là bộ phận mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong khách sạn do phục vụ nhu cầu chính yếu về phòng ngủ và sử dụng các sản phẩm cần thiết trong quá trình lưu trú.
Bộ phận nhà hàng: Bao gồm 2 bộ phận bếp và bàn, phục vụ nhu cầu ăn uống tại khách sạn cho khách hàng và nhân viên. Ngoài ra, còn cung cấp các dịch vụ như: tổ chức sự kiện, buffet cho hội thảo, tiệc… theo yêu cầu. Với vị trí quan trọng chỉ sau bộ phận buồng phòng, nhà hàng cũng là bộ phận nắm giữ doanh thu khá cao và luôn chú trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ.
Các bộ phận hoạt động nội bộ
Bộ phận kế toán – tài chính: Chịu trách nhiệm quản lý tài chính, tìm nguồn vốn và lập báo cáo thu – chi, công nợ, thuế… Lập chứng từ trong hoạt động nguồn vốn và theo dõi tình hình sử dụng nguồn vốn để hoạch định chiến lược kinh doanh của các bộ phận trong khách sạn. Giám sát hoạt động thu – chi để biết tình hình hoạt động và lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm.
Bộ phận nhân sự: Có chức năng tuyển dụng nhân sự để bổ sung vào các bộ phận trong khách sạn. Thông báo các quyết định về nhân sự và tổ chức, sắp xếp, ban hành các quy định, điều lệ của công ty để nhân viên nắm rõ. Quản lý và theo dõi, đánh giá nhân viên qua ý kiến của trưởng các bộ phận và tiếp nhận ý kiến đóng góp từ cấp trên.
Bộ phận kinh doanh/sale: Thực hiện việc tìm kiếm khách hàng cho khách sạn, tạo sự thu hút bằng các dịch vụ chất lượng và các sản phẩm mới cho khách hàng. Đề ra các chiến lược mở rộng và nghiên cứu thị trường tiềm năng, giám sát đối thủ cạnh tranh, đánh giá hoạt động kinh doanh… Đặc biệt, thăm dò ý kiến khách hàng để cải thiện dịch vụ và sản phẩm tại khách sạn.
Các bộ phận phục vụ nhu cầu trang thiết bị và độ an toàn
Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm giám sát và bảo trì các thiết bị hoạt động trong khách sạn. Thường xuyên kiểm tra và sửa chữa kịp thời để đảm bảo vận hành bình thường, không xảy ra sự cố trong quá trình hoạt động làm ảnh hưởng đến khách hàng. Thực hiện việc trang trí sân khấu và chuẩn bị âm thanh, ánh sáng các thiết bị cần thiết để phục vụ cho các buổi hội nghị, hội thảo, các bữa tiệc… khi có yêu cầu.
Bộ phận an ninh/bảo vệ: Là bộ phận đảm bảo an toàn cho khách hàng, an ninh trong khách sạn và tài sản của khách hàng và khách sạn. Thường xuyên kiểm tra trong và ngoài khuôn viên khách sạn, túc trực luân phiên 24/24 để sẵn sàng có mặt kịp thời khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra. Phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ và hướng dẫn, vận chuyển hành lý, trông xe cho khách hàng.
Bài viết trên là sự phân chia các bộ phận trong khách sạn đầy đủ và chi tiết nhất. Trong đó, các bộ phận sẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau nhằm đảm bảo phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo. Hướng đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên khách sạn chuyên nghiệp và ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ để thu hút khách hàng tiềm năng.